Projektassistenz (m/w/d)

Munich Data Science Institute (MDSI) der Technischen Universität München (TUM) sucht eine Projektassistenz (m/w/d) in Vollzeit, in Teilzeit geeignet.

Das MDSI ist ein Integrative Research Institute, das Aufgaben in Forschung, Lehre und Nachwuchsförderung mit interdisziplinärer und fakultätsübergreifender Ausrichtung auf dem Gebiet der Datenwissenschaften, insbesondere des Maschinellen Lernens, sowie datenwissenschaftliche Serviceaufgaben für die TUM wahrnimmt. In Zusammenarbeit mit dem TUM Heilbronn Data Science Center (HDSC) werden Projekte und Initiativen gefördert, um interdisziplinäre Kooperationen zwischen Forschenden des TUM Campus Heilbronn und Kernmitgliedern des MDSI zu stärken.

Die Stelle ist zunächst befristet bis zum 31.12.2029. Dienstort ist Garching bei München.

Aufgabenprofil:

• Projektmanagement:
  • Administrative Betreuung von MDSI-geförderten Forschungsprojekten und Dissertationen
  • Erstellung von Statusberichten
  • Kommunikation mit Projektbeteiligten, Fördermittelgebern und internen Stellen
• Administrative Betreuung verschiedener Programme am MDSI:
  • Unterstützung bei Förderprogrammen in enger Abstimmung mit den Programmverantwortlichen
  • Operative Betreuung der Geförderten während der Programmlaufzeit
  • Unterstützung bei der Integration in das Forschungsumfeld des MDSI
  • Organisation und Umsetzung von Maßnahmen im Rahmen des begleitenden Trainingsprogramms
• Administratives Veranstaltungsmanagement:
  • Unterstützung bei Planung, Durchführung und Nachbereitung wissenschaftlicher Veranstaltungen (z. B. Workshops, Netzwerktreffen)
  • Koordination interner und externer Dienstleister
  • Erstellung von Einladungen, Teilnehmerlisten und Veranstaltungsunterlagen
• Finanzadministration und Office-Management:
  • Bearbeitung und Buchung von Rechnungen
  • Mitwirkung bei Haushalts- und Mittelbewirtschaftung
  • Administrative Betreuung von Drittmittelprojekten (Budgetplanung, Mittelabruf, Reporting, Verwendungsnachweisführung)
  • Überwachung und Pflege projektbezogener Finanzdaten in SAP und anderen Verwaltungssystemen
  • Koordination administrativer Abläufe im Tagesgeschäft (Terminmanagement, Beschaffung, interne Kommunikation)

Anforderungen:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r) oder vergleichbare Berufserfahrung
• Erfahrung im Projektmanagement oder in der Projektassistenz wünschenswert
• Gute SAP-Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office sowie idealerweise mit Projektmanagement-Tools
• Organisationsgeschick, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten:

• Interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit an einem im Aufbau befindlichen Institut
• Mitarbeit in einem engagierten Team mit aktiven Mitgestaltungsmöglichkeiten
• Familienfreundliche und flexible Arbeitsbedingungen
• Regelmäßiges Homeoffice im Rahmen der betrieblichen Dienstvereinbarung
• Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten
• Attraktive Vergütung innerhalb des TV-L in Abhängigkeit von Qualifikation und persönlicher Eignung

Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Die TUM strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßt.

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