Projektleitung (w/m/d) für die Ausschreibung und Imp...

Projektleitung (w/m/d) für die Ausschreibung und Implementierung einer Software zur Promovierendenverwaltung

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 32.200 Studierenden und 9.540 Mitarbeiterinnen, darunter zahlreiche Spitzenforscherinnen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

Im Digital Office und der Graduiertenakademie der Universität Heidelberg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Vollzeit (39,5 Wochenstunden) befristet auf die Dauer des Projekts (2 Jahre) zu besetzen:

Die Universität Heidelberg führt im Rahmen eines universitätsweiten Digitalisierungsprojekts ein neues System zur Verwaltung des Promotionsprozesses ein.

Ihre Aufgaben:

• Koordination der Ausschreibung: Eigenständige Erstellung eines strukturierten Anforderungskatalogs, Analyse fachlicher und organisatorischer Bedarfe sowie Abstimmung mit dem Universitätsrechenzentrum, der Graduiertenakademie und den Fakultäten Durchführung des Vergabeverfahrens in Zusammenarbeit mit der Beschaffungsstelle
• Anforderungsmanagement: Analyse, Dokumentation und Abstimmung fachlicher und technischer Anforderungen sowie notwendiger Schnittstellen zu bestehenden universitären Systemen
• Roll-Out der Software: Konzeption, Planung und Steuerung der Einführung einer Software Kommunikation und Abstimmung mit den Fakultäten Koordination von übergreifenden Abstimmungsprozessen Begleitendes Konflikt- und Risikomanagement während des Implementierungsprozesses
• Change-Management: Konzeption und Durchführung von Informationsveranstaltungen, Austauschformaten und Schulungen
• Abstimmung und Zusammenarbeit mit externen Akteur*innen: Steuerung von und Kommunikation mit dem externen Software-Dienstleister Teilnahme an universitätsübergreifenden User-Groups der Software-Lösung Teilnahme an Austauschformaten mit anderen Universitäten
• Berichtswesen und Entscheidungsunterstützung: Erstellung von Berichten, Analysen und Entscheidungsvorlagen Monitoring und Dokumentation von Projektfortschritten
• Unterstützung des oder der technischen Projektmitarbeiter*in: Unterstützung bei der adressatengerechten Formulierung technischer Anforderungen, beim Erheben und Auswerten dieser Anforderungen und bei der Priorisierung Unterstützung bei der Erstellung des Testkonzepts

Ihr Profil:

• Abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (mindestens Master) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Starke Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
• Erfahrung in der Einführung oder Betreuung komplexer Softwarelösungen
• Idealerweise Kenntnisse im Bereich öffentlicher Ausschreibungsverfahren

Darüber hinaus wünschen wir uns:

• Eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Moderationskompetenzen zur Harmonisierung unterschiedlicher fachlicher Anforderungen
• Teamfähigkeit und ein starkes soziales Kompetenzprofil
• Kenntnisse universitärer Verwaltungsstrukturen sind von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Einen sicheren Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen sowie die Bereitschaft, sich in neue technische Systeme einzuarbeiten

Wir bieten:

• Die Möglichkeit, an der digitalen Transformation einer international renommierten Universität mitzuwirken
• Ein anspruchsvolles und vielfältiges Aufgabenfeld an der Schnittstelle von Wissenschaft, Verwaltung und Technologie
• Flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Bedingungen
• Möglichkeiten zur Weiterbildung, bezuschusstes Deutschlandticket bzw. Job-Rad

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 13 TV-L. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.

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