Deputy Chief of Staff (m/w/d)

Über uns UnternehmerTUM ist Europas führendes Zentrum für Entrepreneurship und Innovation. Wir begleiten Gründer:innen, Unternehmen und Talente auf ihrem Weg von der Idee zum Markt und fördern einen positiven Impact für Mensch und Umwelt. Rund 350 Menschen arbeiten hier täglich daran, Ideen in Wirkung zu verwandeln - für Startups, Konzerne und die Gesellschaft. Unser Executive Office treibt die Strategieumsetzung der UnternehmerTUM voran und sorgt dafür, dass Vorstandsformate auf höchstem Niveau funktionieren. Für dieses Team suchen wir Verstärkung. Deputy Chief of Staff (m/w/d) Garching full-time, permanent Deine Aufgaben Strategie & PMO (ca. 50 %) Beim bereichsübergreifenden Tracking strategischer Initiativen und OKRs behältst du Fortschritt, Abhängigkeiten und offene Punkte im Blick. Strategie-Reviews und Steuerungsrunden bereitest du inhaltlich vor, von der Agenda bis zur Aufbereitung relevanter Kennzahlen. Entscheidungsvorlagen und Analysen für die Geschäftsführung entstehen bei dir so, dass sie Komplexität reduzieren, statt sie nur zu verwalten. Board-Formate (ca. 30 %) CEO-Dinner, Aufsichtsratssitzungen und Offsites gestaltest du inhaltlich mit, von der Themensetzung über die Foliensätze bis zur Storyline. Für strukturierte Nachbereitung sorgst du mit klaren Action-Item-Listen und verfolgst nach, dass vereinbarte Dinge tatsächlich passieren. Logistik & Stakeholder für unseren CEO (ca. 20 %) Reisen und Teilnahmen an High-Level-Kundenmeetings unseres CEOs bereitest du organisatorisch vor und nach. Die Stakeholder-Beziehungen unseres CEOs pflegst du über Kontaktrhythmen und Gesprächspartner-Dossiers und sorgst so dafür, dass er im jeweiligen Kontext den richtigen Ton trifft. Dein Profil Abgeschlossenes Studium, idealerweise wirtschaftswissenschaftlich oder vergleichbar Mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung in Strategieberatung, Unternehmensentwicklung, PMO oder einem Executive Office, idealerweise in einem schnell wachsenden Umfeld Erfahrung in der Erstellung von Entscheidungsvorlagen und der Steuerung strategischer Projekte oder Initiativen Sicherer Umgang mit gängigen KI-Tools zur Recherche, Aufbereitung und Präsentation Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen und Stakeholdern auf Entscheider-Ebene Erfahrung im Start-up- oder Scale-up-Umfeld ist von Vorteil Deine Vorteile Jährliches, großzügiges Fortbildungsbudget und Katalog für interne Trainings, externe Seminare, Konferenzen und Keynotes. Viel Raum für Kreativität, Eigeninitiative und Verantwortung Unbegrenzter Zugang zu unserer Hightech-Werkstatt «MakerSpace» weitere Benefits findest du auf unserer Karriereseite Die flexiblen Arbeitszeiten und die Homeoffice-Möglichkeit ermöglichen eine gute Work-Life-Balance. Zugang zu TU-Krippenplätzen, Teilzeit- und Elternzeitmodelle, Kinderbetreuungszuschuss Flexibles, monatliches Mobilitätsbudget über die Moovster App (MVG, Lime, Uber, Jobrad, etc.). Umfangreiches Sportprogramm (Yoga, Pilates, Achtsamkeit, Cross Fit, Wellpass-Mitgliedschaft, sowie Zugang zu TUM-Sportangebote). Vielfalt ist uns wichtig Vielfalt bereichert unser Team. Wir ermutigen ausdrücklich alle qualifizierten Personen zur Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, sozialer und ethnischer Herkunft, sexueller Orientierung, Religion, Alter oder Behinderung. Jetzt bewerben Vielfalt ist uns wichtig Vielfalt bereichert unser Team. Wir ermutigen ausdrücklich alle qualifizierten Personen zur Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, sozialer und ethnischer Herkunft, sexueller Orientierung, Religion, Alter oder Behinderung. Du steuerst den Informationsfluss rund ums Board E-Mails, LinkedIn, Post, Telefon - du bist die erste Instanz. Du priorisierst, clusterst und sorgst dafür, dass die Kommunikation gut fließt. Für jede relevante Anfrage gibt es einen Owner und einen Entwurf. Das Board gibt nur noch frei. Du machst aus jedem Termin ein scharfes Ereignis Kein Meeting ohne Briefing-Paket, kein Call ohne Follow-up. Du koordinierst Kalender, Räume und Unterlagen, fasst Entscheidungen in strukturierten Action-Item-Listen zusammen und sorgst dafür, dass vereinbarte Dinge tatsächlich passieren. Du hältst die richtigen Beziehungen am Laufen Stakeholder-Management ist bei dir kein Buzzword, sondern Handwerk. Du pflegst eine Top-Stakeholder-Liste, steuerst Kontakt-Rhythmen und bereitest Ansprachen sowie Gesprächspartner-Dossiers so vor, dass das Board immer den richtigen Ton trifft - Datenpflege in Salesforce inklusive. Du orchestrierst Events auf höchstem Niveau Aufsichtsratssitzungen, CEO Dinners, strategische Besuchergruppen - du organisierst von der Logistik-Checkliste bis zum einheitlichen Foliensatz alles, was einen professionellen Eindruck ausmacht. Nachbereitung und Action-Tracking sind für dich selbstverständlich. Du planst Reisen so, dass sie produktiv sind Zweck, Route, Buchungen, Trip Book und Spesenabrechnung - du optimierst den Ablauf, minimierst Leerlauf und sorgst dafür, dass das Board auch unterwegs kommunikationsfähig bleibt. Du bringst Keynotes auf die Bühne Vortrags-Intake, Storyline, Foliensatz, Qualitätscheck (DE/EN), Technik-Koordination - du begleitest den gesamten Prozess vom ersten Briefing bis zur Nachbereitung und baust so eine wachsende Präsentationsbibliothek auf. Du gibst dem Board ein Gesicht auf Social Media Themenplanung, Posting-Rhythmus, Entwürfe in der richtigen Stimme, Reaktion auf Kommentare, du verantwortest die Außenwirkung von der Idee bis zur Freigabe. So bleibt das Board sichtbar, nahbar und unverwechselbar, ohne dass Sichtbarkeit dem Zufall überlassen wird. Du machst KI zum Hebel des Boards Du bedienst KI-Tools nicht nur, du orchestrierst sie: Recherchen, Entwürfe, Zusammenfassungen, Präsentationen und Dossiers entstehen bei dir schneller und schärfer, weil du weißt, welches Tool wann den Unterschied macht. Neue Anwendungen probierst du aus, bevor jemand danach fragt, und machst das Beste davon im Team nutzbar.

• Abgeschlossenes Hochschulstudium
• 2-3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder