Executive Assistant (m/w/d)

Executive Project Assistant (m/w/d)

📍 Frankfurt am Main (oder Berlin) | Vollzeit | Unbefristet | Direktvermittlung

Über uns

Die SymBio Recruitment GmbH steht für mehr als nur Personalvermittlung – wir sind Ihr Wegbegleiter in der Welt der beruflichen Entwicklung. Unser Ziel ist es, nicht nur Unternehmen und Fachkräfte zusammenzubringen, sondern auch Ihre persönlichen Stärken und beruflichen Ambitionen optimal zu fördern.

Für eine international tätige Beratung im Bereich Executive Search suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit als Executive Project Assistant (m/w/d). Die Position verbindet Executive Support mit eigenständiger Projektsteuerung.

Die Rolle

Sie koordinieren anspruchsvolle Mandate und Projekte, schaffen Struktur und sorgen dafür, dass Prioritäten, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte klar definiert und zuverlässig umgesetzt werden.

Dabei arbeiten Sie eng mit einer erfahrenen Beratungspersönlichkeit zusammen und übernehmen innerhalb abgestimmter Rahmenbedingungen eigenständig Verantwortung.

Ihre Aufgaben

Projekt- & Mandatsmanagement

• Koordination und Nachverfolgung laufender Mandate, Projekte und Prozesse
• Steuerung von Prioritäten, Zuständigkeiten und Deadlines
• Aktive Klärung offener Punkte mit internen und externen Ansprechpartner:innen

Executive Support

• Vorausschauende Koordination von Kalender, Terminen und Prioritäten
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Interviews
• Koordination verschiedener Stakeholder im internationalen Umfeld

Prozess- & Qualitätsmanagement

• Anlage und Pflege von Projekten im eingesetzten Projektmanagementsystem
• Sicherstellung einer vollständigen und aktuellen Datenbasis
• Professionelle Aufbereitung und Qualitätskontrolle von Dokumenten
• Einsatz digitaler Tools und geeigneter Best Practices zur Optimierung von Abläufen

Ihr Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung im Executive Support, Projektmanagement oder einem vergleichbaren Tätigkeitsfeld oder vergleichbare Erfahrung
• Abgeschlossenes Studium, z. B. der Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Politikwissenschaft oder einer vergleichbaren Fachrichtung bzw. vergleichbare Ausbildung
• Ausgeprägte Organisations- und Projektmanagementkompetenz
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sicheres Gespür für Prioritäten und ein hoher Qualitätsanspruch
• Sehr gute Englischkenntnisse für die Zusammenarbeit im internationalen Umfeld
• Offenheit gegenüber digitalen Tools und neuen Arbeitsmethoden

Das erwartet Sie

• Unbefristete Festanstellung in Direktvermittlung (keine Arbeitnehmerüberlassung)
• Verantwortungsvolle Position mit viel Gestaltungsspielraum in einem spannenden wirtschaftlichen Kontext
• Ein hoch moderner Arbeitsplatz im Zentrum Berlins / Frankfurts
• Ein renommierter, international tätiger Arbeitgeber
• Eigenständiges Arbeiten innerhalb klarer Verantwortungsbereiche
• Ein attraktives Vergütungspaket
• Zuschuss zur betrieblichen Altersversorgung
• Monatliches Benefit-Paket sowie Übernahme des Deutschlandtickets

Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung oder einen vertraulichen Austausch:

📩 n.linner@symbiorec.de

Ihre Unterlagen behandeln wir selbstverständlich vertraulich. Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich nach vorheriger Abstimmung mit Ihnen.

SymBio Recruitment GmbH – Karriere beginnt mit Vertrauen.