Projektleitung (w/m/d) für die Ausschreibung und Imp...

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 32.200 Studierenden und 9.540 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

Im Digital Office und der Graduiertenakademie der Universität Heidelberg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Vollzeit (39,5 Wochenstunden) befristet auf die Dauer des Projekts (2 Jahre) zu besetzen:

Projektleitung (w/m/d)

für die Ausschreibung und Implementierung einer Software zur Promovierendenverwaltung

Die Universität Heidelberg führt im Rahmen eines universitätsweiten Digitalisierungsprojekts ein neues System zur Verwaltung des Promotionsprozesses ein. Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit, die die Ausschreibung zur Ablösung des bestehenden Systems sowie das damit verbundene Anforderungsmanagement koordiniert und die Implementierung des neuen Systems begleitet.

Die Position ist im Digital Office der Universität Heidelberg angesiedelt und der oder die Stelleninhaber*in wird gleichzeitig eng mit der Graduiertenakademie der Universität Heidelberg zusammenarbeiten.

Ihre Aufgaben:

• Koordination der Ausschreibung: Eigenständige Erstellung eines strukturierten Anforderungskatalogs, Analyse fachlicher und organisatorischer Bedarfe sowie Abstimmung mit dem Universitätsrechenzentrum, der Graduiertenakademie und den Fakultäten; Durchführung des Vergabeverfahrens in Zusammenarbeit mit der Beschaffungsstelle
• Anforderungsmanagement: Analyse, Dokumentation und Abstimmung fachlicher und technischer Anforderungen sowie notwendiger Schnittstellen zu bestehenden universitären Systemen
• Roll-Out der Software: Konzeption, Planung und Steuerung der Einführung einer Software; Kommunikation und Abstimmung mit den Fakultäten; Koordination von übergreifenden Abstimmungsprozessen; begleitendes Konflikt- und Risikomanagement während des Implementierungsprozesses
• Change-Management: Konzeption und Durchführung von Informationsveranstaltungen, Austauschformaten und Schulungen
• Abstimmung und Zusammenarbeit mit externen Akteur*innen: Steuerung von und Kommunikation mit dem externen Software-Dienstleister, Teilnahme an universitätsübergreifenden User-Groups der Software-Lösung, Teilnahme an Austauschformaten mit anderen Universitäten
• Berichtswesen und Entscheidungsunterstützung: Erstellung von Berichten, Analysen und Entscheidungsvorlagen; Monitoring und Dokumentation von Projektfortschritten
• Unterstützung des oder der technischen Projektmitarbeiter*in: Unterstützung bei der adressatengerechten Formulierung technischer Anforderungen, beim Erheben und Auswerten dieser Anforderungen und bei der Priorisierung; Unterstützung bei der Erstellung des Testkonzepts

Ihr Profil:

Sie verfügen über ein abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (mindestens Master) oder eine vergleichbare Qualifikation. Sie überzeugen durch starke Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten und haben Erfahrung in der Einführung oder Betreuung komplexer Softwarelösungen. Idealerweise verfügen Sie über Kenntnisse im Bereich öffentlicher Ausschreibungsverfahren.

Darüber hinaus wünschen wir uns:

• Eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Moderationskompetenzen zur Harmonisierung unterschiedlicher fachlicher Anforderungen
• Teamfähigkeit und ein starkes soziales Kompetenzprofil
• Kenntnisse universitärer Verwaltungsstrukturen sind von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Einen sicheren Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen sowie die Bereitschaft, sich in neue technische Systeme einzuarbeiten

Wir bieten:

• Die Möglichkeit, an der digitalen Transformation einer international renommierten Universität mitzuwirken
• Ein anspruchsvolles und vielfältiges Aufgabenfeld an der Schnittstelle von Wissenschaft, Verwaltung und Technologie
• Flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Bedingungen
• Möglichkeiten zur Weiterbildung, bezuschusstes Deutschlandticket bzw. Job-Rad

Wir freuen uns auf eine engagierte Persönlichkeit, die die Digitalisierung der Promotionsverwaltung aktiv mitgestalten möchte und Freude daran hat, die Anforderungen einer komplexen Stakeholderlandschaft in eine nutzerfreundliche Software-Lösung zu überführen.

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 13 TV-L.

Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) zusammengefasst in einer PDF-Datei unter Angabe des Betreffs „Digitale Promovierendenverwaltung“ bis zum 16.09.2026 an Frau Dr. Nicole Najemnik, Leitung des Digital Office, senden: nicole.najemnik@rektorat.uni-heidelberg.de.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter

www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.