Business Operations & Marketing Support

Über die Position

Cipla Germany sucht eine engagierte und organisierte Persönlichkeit als Office Administrator & Marketing Support (m/w/d) zur Unterstützung des täglichen Geschäftsbetriebs am Standort Deutschland. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Koordination administrativer Abläufe, die Unterstützung bei der Rechnungsbearbeitung, die Organisation von Reisen und Meetings, die Pflege von Büro- und Unternehmensdokumentationen sowie die Sicherstellung eines reibungslosen Office Managements.

Diese Position eignet sich ideal für Berufseinsteiger oder Junior Professionals, die ihre Karriere im Bereich Office Administration innerhalb eines dynamischen internationalen Unternehmens weiterentwickeln möchten.

Ihre Aufgaben

Office Management & Administration

• Unterstützung des täglichen Bürobetriebs und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im deutschen Büro.
• Pflege, Organisation und Verwaltung von Dokumenten, Unterlagen und Ablagesystemen.
• Koordination von Büromaterialien sowie Bestellabwicklung bei Bedarf.
• Zusammenarbeit mit Gebäudemanagement, Lieferanten und externen Dienstleistern in allen bürobezogenen Angelegenheiten.
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender, einschließlich der Organisation von Arbeitsplätzen und Zugangsberechtigungen.
• Bearbeitung eingehender Post, Kurierdienste sowie allgemeiner Geschäftskorrespondenz.

Rechnungs- und Verwaltungsmanagement

• Erfassung und Prüfung von Lieferantenrechnungen einschließlich zugehöriger Unterlagen.
• Nachverfolgung von Rechnungsfreigaben und Abstimmung mit den relevanten Ansprechpartnern.
• Pflege von Rechnungsübersichten und administrativen Dokumentationen.
• Zusammenarbeit mit den Finanzteams zur termingerechten Verarbeitung von Rechnungen.
• Verwaltung und Archivierung von Verträgen, Bestellungen und Lieferantenunterlagen.

Reise- und Spesenkoordination

• Unterstützung der Mitarbeitenden bei Reisebuchungen (Flüge, Hotels und Transportmittel).
• Erstellung und Bereitstellung von Reiseplänen und relevanten Reiseinformationen.
• Unterstützung bei der Zusammenstellung von Spesen- und Reisekostenabrechnungen.
• Nachverfolgung von Reise- und Spesenabrechnungen sowie Erinnerungsmanagement bei offenen Vorgängen.

Meeting- und Veranstaltungskoordination

• Planung und Terminierung von Meetings sowie Verwaltung von Besprechungsräumen.
• Organisation von Meeting-Logistik, Catering und Besucherempfang.
• Unterstützung bei Teammeetings, Workshops und Unternehmensveranstaltungen.
• Mitwirkung bei Agendaerstellung, Teilnehmerverwaltung und Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Koordination von Besuchen regionaler und internationaler Kolleginnen und Kollegen.

Fuhrparkadministration

• Pflege von Fuhrparkunterlagen und fahrzeugbezogenen Dokumentationen.
• Unterstützung bei Leasing-, Versicherungs- und Wartungsprozessen.
• Koordination von Serviceterminen, Wartungen und Fahrzeugprüfungen.
• Ansprechpartner für Leasinggesellschaften und externe Dienstleister.

Allgemeine Administrative Unterstützung

• Unterstützung des regionalen Managementteams bei administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft.
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und weiteren Dokumentationen.
• Mitwirkung bei Sonderprojekten und operativen Initiativen.
• Sicherstellung einer korrekten Dokumentenverwaltung und Datenpflege.
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Unternehmensinformationen.

Marketing Support

• Unterstützung bei der Umsetzung von Marketingaktivitäten in enger Abstimmung mit den Business- und Marketingteams sowie internen Schnittstellen.
• Unterstützung bei der lokalen Implementierung und Durchführung von Marketinginitiativen.

Ihr Profil

Ausbildung

• Abgeschlossenes Studium, kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Betriebswirtschaft, Office Management, Verwaltung oder einem verwandten Fachgebiet.

Berufserfahrung

• 1 bis 3 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen, koordinativen oder unterstützenden Bürofunktion.
• Sicherer Umgang mit den Microsoft-Office-Anwendungen.
• Erfahrung in einem internationalen oder multinationalen Umfeld ist von Vorteil, jedoch keine Voraussetzung.

Fähigkeiten & Kompetenzen

• Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten.
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit.
• Hohe Genauigkeit sowie ein sorgfältiger und strukturierter Arbeitsstil.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten und Prioritäten zu setzen.
• Proaktive, serviceorientierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Fundierte Kenntnisse in Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------About the Role

Cipla Germany is seeking a proactive and organized office administrator and marketing support to execute the day-to-day operations of the Germany office. The role will be responsible for coordinating administrative activities, supporting invoice processing, organizing travel and meetings, maintaining office documentation, and ensuring smooth office operations.

This position is ideal for a junior professional looking to develop a career in office administration within a dynamic international organization.

Key Responsibilities

Office Administration

· Support the daily administration and smooth functioning of the Germany office.

· Maintain and organize office documents, records, and filing systems.

· Coordinate office supplies and place orders when required.

· Liaise with facility management, suppliers, and service providers for office-related matters.

· Support employee onboarding logistics, including workstation and office access arrangements.

· Handle incoming mail, courier services, and general office correspondence.

Invoice Administration

· Collect and review supplier invoices and supporting documentation.

· Track invoice approvals and follow up with stakeholders when required.

· Maintain invoice trackers and administrative records.

· Coordinate with finance teams to ensure timely processing of invoices.

· Maintain organized records of contracts, purchase orders, and vendor documentation.

Travel & Expense Coordination

· Assist employees with travel bookings, including flights, hotels, and transportation.

· Prepare travel itineraries and provide travel information to employees.

· Help employees compile expense claim documentation.

· Track travel and expense submissions and follow up on pending items.

Meeting & Event Coordination

· Schedule meetings and manage meeting room bookings.

· Coordinate meeting logistics, catering, and visitor arrangements.

· Support the organization of team meetings, workshops, and company events.

· Assist with agenda preparation, attendance tracking, and meeting follow-ups.

· Coordinate visits from regional and international colleagues.

Fleet Administration Support

· Maintain fleet-related records and documentation.

· Support vehicle lease, insurance, and maintenance administration.

· Coordinate appointments for vehicle servicing and inspections.

· Liaise with leasing companies and service providers as needed.

General Administrative Support

· Provide day-to-day administrative support to the regional management team.

· Assist with preparing presentations, reports, and administrative documentation.

· Support special projects and operational initiatives as assigned.

· Ensure accurate record keeping and document management.

· Maintain confidentiality when handling company information.

Marketing Support

• Assist in executing marketing activities aligned with business & marketing team, while collaborating with internal teams.
• Help ensure marketing initiatives are locally delivered.

Qualifications

Education

· Bachelor's degree, vocational qualification, or equivalent training in Business Administration, Office Management, or a related field.

Experience

· 1-3 years of experience in an administrative, office support, or coordinator role.

· Experience working with Microsoft Office applications.

· Previous experience in a multinational environment is an advantage but not mandatory.

Skills & Competencies

· Strong organizational and planning skills.

· Good communication and interpersonal skills.

· Attention to detail and accuracy.

· Ability to manage multiple tasks and deadlines.

· Proactive and service-oriented mindset.

· Good working knowledge of Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint, and Teams.

· Fluency in German and English (written and spoken).