Teamassistenz (m/w/d) Technischer Innendienst

Die Schrobsdorff Bau AG ist als mittelständisches Unternehmen seit 1989 erfolgreich im Großraum Berlin etabliert und realisiert mit einem Team aus über 120 Mitarbeitenden einen Jahresumsatz von ca. 140 Mio. EUR.

Unser Leistungsspektrum reicht von der klassischen Altbausanierung bis hin zum schlüsselfertigen Neubau. Dabei setzen wir auf neue innovative Technologien. Unser gemeinsames Ziel ist es, die Wünsche und Anforderungen unserer Bauherren qualitativ hochwertig und ressourcenschonend umzusetzen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine

Festanstellung, Vollzeit · Berlin

• Sie unterstützen unsere Bereiche Einkauf, Ausschreibung und Vergabe sowie Kalkulation bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und sorgen für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft.
• Sie unterstützen bei der Erstellung und Nachbearbeitung von Aufträgen und Nachträgen und übernehmen die strukturierte Pflege und Ablage der zugehörigen Unterlagen in unserem Dokumentenmanagementsystem (DMS).
• Sie übernehmen organisatorische und administrative Aufgaben für die Teams des Technischen Innendienstes und unterstützen diese im operativen Tagesgeschäft.
• Sie übernehmen eigenständig die Kalender- und Terminorganisation für den Leiter Angebotsbearbeitung sowie den Leiter Ausschreibung/Vergabe und Einkauf und koordinieren interne und externe Termine sowie erforderliche Abstimmungen.
• Sie organisieren und bearbeiten administrative Vorgänge und Zuarbeiten für den Einkauf.
• Sie erstellen, formatieren und pflegen Vorlagen und Dokumente unter Berücksichtigung unserer geltenden Gestaltungsrichtlinien.
• Sie prüfen Dokumente hinsichtlich Rechtschreibung, Grammatik, Zeichensetzung sowie formaler Qualität.
• Sie bearbeiten und koordinieren das zentrale E-Mail-Postfach des Einkaufs und stellen die strukturierte Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Vorgänge sicher.
• Sie betreuen unsere Ausschreibungs- und Vergabeplattformen, z. B. iTWO Tender, und unterstützen bei der Bereitstellung, Pflege und Verwaltung von Vergabeunterlagen.
• Sie erfassen Angebote in RIB iTWO, erstellen und pflegen Preisspiegel und bereiten die Unterlagen für die weitere Bearbeitung vor.
• Sie bereiten Verhandlungen mit Nachunternehmern organisatorisch vor und stellen unter anderem Teilnehmerdaten, Angebotsnummern und erforderliche Anlagen zusammen.
• Sie übernehmen die digitale Aufbereitung und Nachbereitung von Verhandlungsprotokollen, deren Ablage im DMS sowie den Versand an die jeweiligen Nachunternehmer.
• Sie erstellen Materialbestellungen nach Vorgabe.
• Sie bearbeiten kleinere Beschaffungsvorgänge eigenständig – von der Angebotseinholung über den Preisvergleich bis zur Erstellung von Preisspiegeln.
• Sie pflegen und aktualisieren Rahmenvertragsdaten, Vertragsunterlagen sowie Geschäfts- und Nachunternehmerkontakte.
• Darüber hinaus unterstützen Sie die Leitung der Angebotsbearbeitung bei Assistenz-, Organisations- und administrativen Aufgaben.

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, im Bereich Sekretariat oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS)
• Erfahrung mit Ausschreibungs- und Vergabeplattformen, z. B. iTWO Tender, ist von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, sorgfältige und detailorientierte Arbeitsweise
• Gutes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten den Überblick zu behalten
• Ausgeprägte Teamfähigkeit

• Unsere Unternehmenskultur zeichnet sich aus durch ein positives Betriebsklima, welches durch eine kollegiale Arbeitsatmosphäre und eine offene Kommunikation gelebt wird.
• Wir bieten Ihnen eine überdurchschnittliche, leistungsgerechte Vergütung sowie attraktive Zusatzleistungen, wie z. B. vermögenswirksame Leistungen oder eine Gesundheitsfürsorge im Rahmen einer Gesundheitskarte.
• Wir möchten mit Ihnen feiern: Wir veranstalten Sommer- und Weihnachtsfeiern sowie jährlich ein gemeinsames Wochenende miteinander außerhalb von Berlin.
• Wir fördern Wissen! Wir ermöglichen vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten im Rahmen von internen und externen Weiterbildungsmöglichkeiten. Ihr Schulungsinteresse ist herzlich willkommen.

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Gehaltsvorstellung und möglichem Eintrittstermin über den untenstehenden Button zu unserem Bewerbungsportal.

Für Rückfragen steht Ihnen Herr Timon Hilliger gerne zur Verfügung:

Tel.: +49 30 89 666 140

Schrobsdorff Bau AG
Cicerostr. 37/38 | 10709 Berlin | Deutschland