Sekretär/in (Bürokraft/Kaufmännische Fachkraft)
Stellenbeschreibung (Art der auszuübenden Tätigkeiten)
1. Sekretariatsaufgaben
• Abwicklung des gesamten Postverkehrs einschließlich der Bearbeitung des elektronischen Posteingangs
• Abwicklung des Besucher- und Telefonverkehrs
• Terminplanung, -koordinierung und –überwachung für die Amtsleitung, einschließlich Bearbeitung der Wiedervorlagen und Raumbestellungen
• Bearbeitung des Schriftverkehrs für die Amtsleitung und Vorbereitung von internen und externen Dokumenten wie beispielsweise Stellenbesetzungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen, Dienstanweisungen/ Dienstvereinbarungen, internen Handlungsrichtlinien, Eingangsbestätigungen und Antwortentwürfen, Presseveröffentlichungen usw.
• Protokollführung
• Vorbereitung und Überwachung von Umläufen, einschließlich der jährlichen Urlaubsplanung
• Führen der Urlaubskartei und Anwesenheitslisten, inklusive entsprechender Statistiken und Dienstantrittsanzeigen
• Aktualisierung von Loseblattsammlungen (Einsortierung der Ergänzungslieferungen)
• Kopierarbeiten
• Vorbereitung von Dienstreisen und Weiterbildungsveranstaltungen
• Organisieren von Beratungen und Veranstaltungen
• Bestellung und Verwaltung des Büro- und Verbrauchsmaterials (einschließlich Getränke und Blumen)
• Schriftgutverwaltung und –archivierung nach Aktenplan
2. Sachbearbeitung Jobticket
• Beratung der Mitarbeiter
• Datenaufnahme und Weiterleitung an die Stadtwirtschaft
• Kontrolle der Abrechnungen (sachliche und rechnerische Richtigkeit)
3. Sachbearbeitung Aus- und Fortbildung
• Mitwirkung bei den Aufgaben der Aus- und Fortbildung wie insbesondere Erstellen und Ver-senden von Einladungen, Teilnehmerlisten und Statistiken von Seminaren, Organisation der Räume, Raumausstattung und Verpflegung, Auswertung der Feedbackbögen
• Mitwirkung bei der Abrechnung von Dienstreisen
4. Erstellung von Statistiken, Übersichten, Dokumentationen
5. Bearbeitung von Sonderaufgaben
vorausgesetzte Kenntnisse, Fähigkeiten, Erfahrungen
abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmännische(r) Assistent(in), Wirtschaftsassistent(in), Fremdsprachenkorrespondent(in) oder Assistent(in) im Gesundheits- und Sozialwesen, jeweils als Mindestqualifikation
sehr gute Deutschkenntnisse
Erfahrungen in der Protokollführung
Sicher in der Erstellung von Schriftstücken, Schriftgutverwaltung und Archivierung
Sichere Kenntnisse im Umgang mit dem PC (Word und Excel)
Absolute Vertrauenswürdigkeit
Selbständiger Arbeitsstil und sichere Arbeitsorganisation
Freundliche und korrekte Umgangsformen
Belastbarkeit und sorgfältige Arbeitsweise
Es kommen nur Bewerberinnen/Bewerber in Betracht, die in den letzten drei Jahren noch nicht in einem befristeten oder unbefristeten Arbeits-/ Dienstverhältnis mit der Stadt Weimar gestanden haben.
Anmerkungen: Stellenausschreibung Nr.: 89/2017
Mit Ihrer Bewerbung erklären Sie sich ausdrücklich damit einverstanden, dass die Stadtverwaltung Weimar die von Ihnen an uns übermittelten Daten zum Zwecke der Bewerbungsabwicklung gemäß Bundesdatenschutzgesetz erheben, verarbeiten und nutzen darf.
Digital eingehende Bewerbungen sind aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht zulässig und werden daher nicht berücksichtigt.
Aus Kostengründen wird darum gebeten, die Bewerbungsunterlagen in Kopie einzureichen. Diese verbleiben bei der Stadtverwaltung Weimar und werden nicht zurückgesandt. Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungsunterlagen nicht berücksichtigter Bewerber vernichtet.
Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen bitten wir um Beilage eines adressierten und frankierten Rückumschlages. Die Ihnen durch die Bewerbung entstehenden Kosten werden durch die Stadtverwaltung Weimar nicht übernommen.
Posteingang bis zum 28.12.2017
1. Sekretariatsaufgaben
• Abwicklung des gesamten Postverkehrs einschließlich der Bearbeitung des elektronischen Posteingangs
• Abwicklung des Besucher- und Telefonverkehrs
• Terminplanung, -koordinierung und –überwachung für die Amtsleitung, einschließlich Bearbeitung der Wiedervorlagen und Raumbestellungen
• Bearbeitung des Schriftverkehrs für die Amtsleitung und Vorbereitung von internen und externen Dokumenten wie beispielsweise Stellenbesetzungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen, Dienstanweisungen/ Dienstvereinbarungen, internen Handlungsrichtlinien, Eingangsbestätigungen und Antwortentwürfen, Presseveröffentlichungen usw.
• Protokollführung
• Vorbereitung und Überwachung von Umläufen, einschließlich der jährlichen Urlaubsplanung
• Führen der Urlaubskartei und Anwesenheitslisten, inklusive entsprechender Statistiken und Dienstantrittsanzeigen
• Aktualisierung von Loseblattsammlungen (Einsortierung der Ergänzungslieferungen)
• Kopierarbeiten
• Vorbereitung von Dienstreisen und Weiterbildungsveranstaltungen
• Organisieren von Beratungen und Veranstaltungen
• Bestellung und Verwaltung des Büro- und Verbrauchsmaterials (einschließlich Getränke und Blumen)
• Schriftgutverwaltung und –archivierung nach Aktenplan
2. Sachbearbeitung Jobticket
• Beratung der Mitarbeiter
• Datenaufnahme und Weiterleitung an die Stadtwirtschaft
• Kontrolle der Abrechnungen (sachliche und rechnerische Richtigkeit)
3. Sachbearbeitung Aus- und Fortbildung
• Mitwirkung bei den Aufgaben der Aus- und Fortbildung wie insbesondere Erstellen und Ver-senden von Einladungen, Teilnehmerlisten und Statistiken von Seminaren, Organisation der Räume, Raumausstattung und Verpflegung, Auswertung der Feedbackbögen
• Mitwirkung bei der Abrechnung von Dienstreisen
4. Erstellung von Statistiken, Übersichten, Dokumentationen
5. Bearbeitung von Sonderaufgaben
vorausgesetzte Kenntnisse, Fähigkeiten, Erfahrungen
abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmännische(r) Assistent(in), Wirtschaftsassistent(in), Fremdsprachenkorrespondent(in) oder Assistent(in) im Gesundheits- und Sozialwesen, jeweils als Mindestqualifikation
sehr gute Deutschkenntnisse
Erfahrungen in der Protokollführung
Sicher in der Erstellung von Schriftstücken, Schriftgutverwaltung und Archivierung
Sichere Kenntnisse im Umgang mit dem PC (Word und Excel)
Absolute Vertrauenswürdigkeit
Selbständiger Arbeitsstil und sichere Arbeitsorganisation
Freundliche und korrekte Umgangsformen
Belastbarkeit und sorgfältige Arbeitsweise
Es kommen nur Bewerberinnen/Bewerber in Betracht, die in den letzten drei Jahren noch nicht in einem befristeten oder unbefristeten Arbeits-/ Dienstverhältnis mit der Stadt Weimar gestanden haben.
Anmerkungen: Stellenausschreibung Nr.: 89/2017
Mit Ihrer Bewerbung erklären Sie sich ausdrücklich damit einverstanden, dass die Stadtverwaltung Weimar die von Ihnen an uns übermittelten Daten zum Zwecke der Bewerbungsabwicklung gemäß Bundesdatenschutzgesetz erheben, verarbeiten und nutzen darf.
Digital eingehende Bewerbungen sind aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht zulässig und werden daher nicht berücksichtigt.
Aus Kostengründen wird darum gebeten, die Bewerbungsunterlagen in Kopie einzureichen. Diese verbleiben bei der Stadtverwaltung Weimar und werden nicht zurückgesandt. Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungsunterlagen nicht berücksichtigter Bewerber vernichtet.
Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen bitten wir um Beilage eines adressierten und frankierten Rückumschlages. Die Ihnen durch die Bewerbung entstehenden Kosten werden durch die Stadtverwaltung Weimar nicht übernommen.
Posteingang bis zum 28.12.2017
Sekretär/in (Bürokraft/Kaufmännische Fachkraft)
2025-04-23 - 2025-06-12
Rekrutierung Organisation: via Global Recruitment
Vertrag: Permanent
Industrie:
2025-04-23 - 2025-06-12
Rekrutierung Organisation: via Global Recruitment
Vertrag: Permanent
Industrie:
Durchschnittsgehalt: 2000
Währung: EUR
Adresse: Weimar, Thüringen
Schwanseestr. 17
Währung: EUR
Adresse: Weimar, Thüringen
Schwanseestr. 17
Land: Deutschland
Postleitzahl: 99423
Web: www.globalrecruitment.info
Telefon: +32 493 78 60 54
Postleitzahl: 99423
Web: www.globalrecruitment.info
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